Como fazer reuniões produtivas

Reuniões em projetos são necessárias para alinhamento de status, direcionamento com a equipe e fornecedores, discutir problemas (e soluções) e alinhar o andamento do projeto com clientes e patrocinadores. Mas reuniões quando desnecessárias ou mal planejadas e conduzidas podem se tornar um enorme desperdício de tempo (e dinheiro) em qualquer contexto.
 

Um dos grandes objetivos do gestor de projetos eficiente é garantir que suas reuniões torne-se objetivas e produtivas e para isso é importante seguir rigorosamente os 8 pontos abaixo:

• Defina (e procure ser fiel) nos horários para o início e fim da reunião e procure não fazer reuniões que durem mais do que 2 horas, é cansativo e as pessoas tendem a perder o foco.
• Defina o objetivo da reunião e o que se buscará de resultado ao final.
• Defina antecipadamente e envie a todos os participantes a agenda (pauta) do que será discutido na reunião e o papel de cada participante. Sempre que possível, coloque a pauta em evidência na sala (flip chart, projetar ou até mesmo imprimir uma cópia para cada participante).
• Evite reuniões com mais de seis pessoas. O processo se tornará moroso e a reunião passará a ser mais uma plenária e não um ambiente para tomada de decisões objetivas.
• Se você propôs a reunião, assuma a liderança do encontro e não permita conversas paralelas ou desvio de foco.
• Solicite a todos os participantes para desligarem celulares e demais aparelhos de comunicação para ficarem atentos à reunião (cuidado com notebooks e tablets, muitas pessoas ficam respondendo seus e-mails e não prestam atenção na reunião).
• Ao final da reunião, faça um resumo das decisões tomadas ou solicite a alguém para fazê-lo.
• Sistematize esse resumo em forma de ata (objetiva) e envie a todos os participantes presentes (e os convocados não presentes), com as principais decisões tomadas na reunião e os próximos passos, prazos, responsáveis etc. 

Boas reuniões a todos, fiquem com Deus e ate a próxima.

Que tipo de pessoa você é?

E ai? Em qual tipo de pessoa você se encaixa? Analise para ver se as suas atitudes não são de um fracassado.

Fazendo o Impossível

O grande Niccolo Paganini era um violinista muito estranho. Diziam que seu desempenho era sobrenatural. As notas mágicas que saiam de seu violino tinham um som diferente e ninguém queria perder a oportunidade de ver seu espetáculo.
Numa certa noite, o palco de um auditório repleto de admiradores estava preparado para recebê-lo. A orquestra entrou e foi aplaudida. O maestro foi ovacionado. Mas quando a figura de Paganini surgiu, triunfante, o público delirou. Paganini colocou seu violino no ombro e o que se assiste a seguir é indescritível. Breves e semibreves, fusas e semifusas, colcheias e semicolcheias parecem ter asas e voar com o toque daqueles dedos encantados!
De repente, um som estranho interrompe o devaneio da platéia. Uma das cordas do violino de Paganini arrebenta. O maestro parou. A orquestra parou. O público parou. Mas Paganini não parou. Olhando para sua partitura, ele continua a tirar sons deliciosos de um violino com problemas. O maestro e a orquestra, empolgados, voltam a tocar. Mas o público se acalmou quando, de repente, um outro som perturbador derruba a atenção dos assistentes. Uma outra corda de violino de Paganini se rompe. O maestro parou de novo. A orquestra parou de novo. Mas de novo Paganini não parou. Como se nada tivesse acontecido, ele esqueceu as dificuldades e avançou, tirando sons do impossível. O maestro e a orquestra, impressionados, voltam a tocar.
Mas o público não poderia imaginar o que aconteceria a seguir. Todas as pessoas, pasmas, gritaram "Óh!!!", que ecoou pela abobadilha daquele auditório. Uma terceira corda do violino de Paganini se quebra. O maestro pára. A orquestra pára. A respiração do público pára. Mas Paganini não pára. Como se fosse um contorcionista musical, ele tira todos os sons da única corda que sobrara daquele violino destruído. Nenhuma nota foi esquecida. O maestro empolgado se anima. A orquestra se motiva. O público parte do silêncio para a euforia, da inércia para o delírio. Paganini atinge a glória. Seu nome corre através do tempo. Ele não é apenas um violinista genial. É o símbolo do profissional que continua diante do impossível.
Pode ser que hoje você esteja enfrentando algum sério problema. Pode ser de ordem profissional, pessoal, conjugal, familiar, sei lá! Mas uma coisa eu sei: nem tudo está perdido. Note que a vida sempre lhe deixará uma última "corda" e é tocando nela que você exercerá o seu talento para superar quaisquer dificuldades. Quando você estiver desanimado, pense que ainda existe a corda da persistência inteligente, do "tentar mais uma vez", do dar um passo a mais com um enfoque novo.
Qualquer coisa pode acontecer naquele minuto em que você não desiste, mas continua tentando! Onde tudo parece ruir, dê uma chance a você mesmo e continue avançando. Toque na corda da motivação e tire sons de resultados positivos! Sempre existe uma corda, a do aprender ou tentar de novo, para dar a volta por cima e gerar soluções.
Persista! E se por acaso você estiver meeeeesmo no fundo do poço, esta é a sua chance de tocar na melhor Corda do universo: DEUS. O som que você ouvirá depois o transformará num vencedor! Confie nEle de todo o seu coração e agarre-se a Ele, para Quem todas as coisas são possíveis!
"Instruir-te-ei e ensinar-te-ei o caminho que deves seguir; guiar-te-ei com os Meus olhos". (Salmo 32:8)

Recebi esse texto por e-mail e tive que postar. Por muitas vezes, na nossa vida pessoal e profissional, passamos por situações que achamos que está tudo e todos contra nós, mas ao ler esse texto, percebo que com o talento que cada um tem, é possível vencer. E se ainda sim, tudo der errado, existe a ultima corda. Essa corda se chama Deus, em quem podemos confiar sempre, desde a primeira nota.

“…no mundo tereis aflições, mas tende bom ânimo; eu venci o mundo.” (João 16:33).

Até a próxima e fiquem com Deus.

Cuidado ao comprar pela Internet

Recentemente realizei uma compra pela internet. Normal, muita gente faz isso hoje. Tudo corria bem, até que o produto chegou. A história começa em 12/07/2011, aonde resolvi comprar um Nintendo Wii pela internet, aproveitando um excelente preço (o menos visto até então). Compra realizada, agora é só aguardar a chegada do produto (os Correios não estavam em greve). Produto chegou e para minha surpresa, além do console e seus acessórios virem todos soltos dentro da caixa que tinha um lacre um tanto estranho, o jogo que veio não era o que deveria vir.

Bom, começei a jornada, liga no atendimento de pós venda que, claro, não tem preparo nenhum em atender o cliente. Fiz a primeira reclamação, não tendo retorno, liguei novamente e a atendente disse que o primeiro protocolo havia sido aberto errado e por isso não deram retorno. Passado mais um tempo, sem retorno.

Ai, irritado, apelei para o ReclameAqui (site bacana, vale a pena conferir as empresas que desrespeitam o consumidor antes de comprar alguma coisa pela internet). Fiz minha reclamação e logo uma atendente da ouvidoria desta empresa me ligo. Pediu para que eu postasse o produto via Sedex para que efetuassem a troca, então ela encaminhou uma autorização de postagem assim eu não pagaria essa conta. Perfeito, agora vai… engano meu… ai piorou a situação. Passados 30 dias, nada de troca.

Mais irritado ainda, pedi o cancelamento do pedido e a devolução do dinheiro. Beleza, no máximo em 30 dias, vou ter meu dinheiro de volta e posso comprar em outro lugar. Problema resolvido? Não, é claro. Ficaram com o produto e o meu dinheiro.

Até hoje, nada de produto e nada de dinheiro.

Não estou falando de empresas do Mercado Livre ou empresas novas no ramo, tão pouco de empresa pequena. Estou falando que isso ocorreu com Shoptime.com… é isso mesmo, Shoptime. Uma empresa grande, bem conceituada até e em qual as pessoas poderiam confiar.

A verdade é que compro produtos pela internet a mais de 10 anos. Enquanto muitas pessoas ficavam com medo de comprar pela internet por causa dos hackers, eu já comprava livros e CD´s pela rede mundial. Nunca tive meu cartão clonado e os produtos sempre chegaram certos e no prazo (as vezes até muito antes do prazo).

Nunca tive problemas, até nos últimos 2 anos. De dois anos para cá, já tive 3 problemas com compras pela internet. Parece que as empresas ao invés de melhorar, pioraram. Com o passar dos anos, aumento das vendas na internet, as empresas desaprenderam o que faziam tão bem no inicio: pós venda.

Se você, empresário, não tiver um pós venda adequado que resolva o problema do cliente, certamente perderá um ou mais clientes. A troca é tão importante quanto a venda. Na troca você conquista o cliente, mostra sua verdadeira competência e até ganha mais clientes.

Errar no envio de uma mercadoria é normal, pode acontecer. Mas errar na troca, é a morte na certa. Quando você falha nesta hora, mostra que sua empresa não tem competência em consertar erros de forma eficaz.

Eu tenho muito receio de voltar a comprar no Shoptime e na suas coligadas (Americanas.com e Submarino) pois perdi a confiança que adquiri em 10 anos comprando nestes sites.

Confiança e fidelidade é algo difícil de conquistar, mas para perder, basta alguns dias. Então, trate seu cliente com respeito e honestidade, pois o consumidor de hoje não gosta de ser enganado ou passado para trás e com a concorrência dos dias de hoje, 1 cliente pode fazer a diferença no resultado.

Sucesso a todos e fiquem com Deus.

Líder x Gerente

Esse tema não poderia faltar nesse Blog… como pode falar sobre gerencia de projetos e não falar de liderança… um tema mais batido que esse na internet acho que não existe… talvez em segundo lugar depois do amarelados discursos de “Gerencie seu tempo”….

Bom, mas como esse tema não poderia faltar, ai vai.

Líder e Gerente, muitos acham que é a mesma coisa, outros falam que são perfis diferentes. Tem gente que fala que a pessoa nasce líder, outros falam que um líder tem que ser treinado. Tem gente que tem perfil para ser líder, outros tem perfil para ser gerente.

Muita gente falando um monte de coisa, mas o que eu aprendi nesses anos atuando como programador, analista e gerente é que líder é uma coisa, gerente é outra.

Um gerente pode ser líder? A resposta é sim e não, basta saber como agir como líder e como gerente nos momentos certos. O problema é que nem sempre o gerente consegue ser líder e o líder consegue ser gerente.

Para mim líder é:
1) Líder é servo. Ele serve as pessoas e não é servido.
2) Líder é pai e irmão ao mesmo tempo.
3) O líder repreende o liderado para preveni-lo que algo ruim aconteça com ele.
4) O líder se preocupa com seus liderados, busca o bem estar de todos e quer ver o time unido.
5) O líder influencia, positiva e negativamente, por isso precisa ter responsabilidade nas suas atitudes. O líder consegue o que quer pelo seu carisma e capacidade de influência, não pelo seu poder.

Quer um exemplo? Jesus, que para mim foi o maior líder que já existiu.

1) Jesus mais serviu as pessoas do que foi servido. Jesus chegou a lavar os pés dos apóstolos, para demostrar para que veio.
2) Jesus educava e ensinava seus discípulos, mas também era um ombro amigo no momento de dor e tristeza.
3) Jesus repreendia seus discípulos duramente, para ensiná-los o caminho certo.
4) Jesus se preocupava com seus discípulo, mantinha todos unidos no mesmo propósito.
5) Jesus influenciou e influencia milhões de pessoas no mundo até os dias de hoje com seus ensinamentos.

E o gerente? O gerente é:
1) Gerente gerencia o negócio, não lidera pessoas (não existe gerente de pessoas, isso é ilusão).
2) Gerente não serve ninguém abaixo dele, apenas é servido pelos subordinados.
3) Gerente chama a atenção do subordinado, corrige o processo, mas para favorecer o negócio e não as pessoas. Gerente troca a pessoa que não contribui para o sucesso do negócio.
4) Lembre-se, ele pensa no negócio, não nas pessoas.
5) Gerente não influencia ninguém, ele comanda as pessoas e usa do seu poder para conseguir o que quer.

Quer um exemplo? Pegue um general do exercito e compare… ele quer sempre o sucesso da missão, custe o que custar.

Qual dos dois é melhor? Claro, você vai dizer: “É o líder, lógico!”. Errado.

Se você como gestor souber dosar seu lado Gerente com seu lado Líder, você será o melhor gestor que existe.

Tem horas que devemos agir como gerentes, olhar o lado da empresa sem se preocupar com as pessoas, corrigir processos de forma radical sem olhar a opinião alheia, cobrar resultados mesmo que contrários a vontade dos subordinados e usar do poder para conseguir o que o negócio necessita e azar de quem não gostar.

Mas tem horas que precisamos ser líderes, precisamos olhar as necessidades das pessoas, ser ombro amigo, servir sem esperar ser servido, ensinar as pessoas como um pai ou professor, usar o poder de influenciar as pessoas ao invés de ordenar, ou seja, precisamos ser mais humanos.

Tem pessoas que conseguem fazer essa dosagem, tem pessoas que não. Mas ai vai a ultima: gerente não nasce gerente ele aprende a ser, líder também não nasce líder, ele aprende a ser líder….

Então caro leitor, estude e aprenda a ser os dois e saiba dosar os dois perfis e terá sucesso com certeza como gestor, gerente, diretor, presidente ou seja lá qual for o cargo, aonde terá pessoas que precisam ser lideradas….

E não se esqueça… pessoas não são gerenciadas… pessoas são lideradas, negócios é que são gerenciados.

Sucesso, fiquem com Deus e até a próxima.

Colocar mais gente no projeto resolve?

Projeto está atrasado e a primeira ação sugerida é: vamos colocar mais gente para recuperar o atraso.

Mas será que essa sempre deve ser a ação a ser tomada quando o projeto está atrasado? Colocar mais gente em um projeto, fará ele ser entregue antes ou irá recuperar atrasos?

A questão é que depende. Inserir pessoas que não sabe o que se passa no projeto pode ser pior do que tentar recuperar fazendo força extra com a própria equipe do projeto. As vezes é ruim colocar mais pessoas, pois o gerente terá que gerenciar mais pessoas, mais conflitos, capacitar os novos entrantes no projeto e redistribuir atividades, o que lhe tomará mais tempo.

Quando me pedem para inserir mais gente no projeto eu sempre conto a estorinha do buraco 4 x 4.

“Um certo cidadão resolveu fazer um buraco quadrado de 4 metros cada lado e 2 metros de profundidade. Chegou-se a estimativa de que para cavar esse buraco precisaria de 1 pessoa durante 4 dias.
O cidadão muito esperto fez a famosa conta: 1 pessoa = 4 dias, logo, 2 pessoas = 2 dias e então, 4 pessoas = 1 dia.
Maravilha, contratou 4 pessoas para fazer o buraco em apenas 1 dia.
Passaram-se 4 dias e o cidadão resolveu voltar a obra e averiguar o trabalho e então descobriu que o buraco não estava pronto e pior, que não tinha nem metade dele pronto. Encontrou 3 trabalhadores parados e 1 trabalhando, mas de forma muito lenta.

Então, esse cidadão coçou a cabeça e foi “interrogar” os 4 trabalhadores que então colocaram para ele alguns problemas: um reclamava que enquanto ele cavava, o outro que cavava do lado dele jogava a terra sobre o buraco e então ele resolveu parar de cava porque não adiantava nada. O outro, parou porque viu o outro parado e então falou que não ia trabalhar por 2 e depois disso ninguém quis mais trabalhar, exceto 1 que tentou fazer alguma coisa, mas não estava mais comprometido, pois se irritou com a atitude dos outros 3 e iria fazer a coisa no tempo dele.”

A verdade é que colocar 4 pessoas para fazer um mesmo trabalho, só gerou mais conflito e cada um jogando a responsabilidade sobre o outro.

Então, pense bem em colocar mais gente para fazer a mesma entrega, as vezes o resultado obtido é o contrário do esperado. Ao invés de recuperar o atraso, você somente vai gerar mais atrasos.

Quanto mais enxuta for a equipe do projeto, mais fácil será para gerenciar o projeto. Só coloque mais pessoas se realmente não tiver outra alternativa.

Sucesso a todos e fiquem com tudo….

Escopo de projetos

Todo gerente sabe que a coisa mais importante em um projeto é o seu escopo. Ele que determina o prazo, o custo, os objetivos do projeto… enfim, norteia todo o planejamento e execução do projeto.

Todo gerente também sabe que alterações neste escopo é ruim para o projeto, pois aumenta custo, prazo, reduz qualidade e pode alterar os objetivos do projeto causando problemas para clientes, colaboradores e a todos os envolvidos e afetados pelo projeto.

Mas como controlar as mudanças de escopo que ocorrem em projetos? Dizer que isso não acontece é ser cego… só na Austrália que não tem alterações de escopo porque por aqui existe e muitas mudanças.

Existe aqueles que o gerente tem que ter braço de ferro e não permitir alterações no escopo e segurar o quanto puder. Há outros que julguem que o mundo é dinâmico e alterações acontecem, principalmente se o projeto for muito extenso.

Eu defendo os dois estilos. Pense comigo, você está construindo sua casa, a obra já começou a levantar algumas paredes e você ganha uma graninha extra e verifica que se aumentar 1 metro uma parede da frente, sua sala vai ficar muito melhor. Então, o gerente de projetos da sua obra diz que vai custar mais x reais e você topa. Ele refaz a parede e todos ficam felizes, pois agora sua casa está maior e a contrutora ganhou mais e ainda deixou o cliente satisfeito. O gerente foi flexível.

Agora imagina você construindo um prédio de 20 andares e o proprietário de um dos apartamentos resolve ter a “fantástica” idéia de aumentar em 1 metro a parede da sala para TODOS os apartamentos… A obra já está no 3o. andar. O que o gerente faz? Muda o projeto? Claro que não… então ele precisa ser rígido e não deixar mudar escopo de um projeto desta magnitude. Ele precisa ser braço de ferro, senão ele nunca entrega o prédio.

As duas formas de atuação são boas, mas depende do tipo do projeto, do cliente, do entregável do projeto, do prazo limite, das restrições orçamentárias, ou seja, diversos fatores.

O gerente do projeto só precisa saber dosar a força do seu “braço de ferro” e saber ser flexível quando a alteração não compromete o projeto como um todo.

Até a próxima, sucesso e fiquem com Deus.