Reuniões em projetos são necessárias para alinhamento de status, direcionamento com a equipe e fornecedores, discutir problemas (e soluções) e alinhar o andamento do projeto com clientes e patrocinadores. Mas reuniões quando desnecessárias ou mal planejadas e conduzidas podem se tornar um enorme desperdício de tempo (e dinheiro) em qualquer contexto.
Um dos grandes objetivos do gestor de projetos eficiente é garantir que suas reuniões torne-se objetivas e produtivas e para isso é importante seguir rigorosamente os 8 pontos abaixo:
- Defina (e procure ser fiel) nos horários para o início e fim da reunião e procure não fazer reuniões que durem mais do que 2 horas, é cansativo e as pessoas tendem a perder o foco.
- Defina o objetivo da reunião e o que se buscará de resultado ao final.
- Defina antecipadamente e envie a todos os participantes a agenda (pauta) do que será discutido na reunião e o papel de cada participante. Sempre que possível, coloque a pauta em evidência na sala (flip chart, projetar ou até mesmo imprimir uma cópia para cada participante).
- Evite reuniões com mais de seis pessoas. O processo se tornará moroso e a reunião passará a ser mais uma plenária e não um ambiente para tomada de decisões objetivas.
- Se você propôs a reunião, assuma a liderança do encontro e não permita conversas paralelas ou desvio de foco.
- Solicite a todos os participantes para desligarem celulares e demais aparelhos de comunicação para ficarem atentos à reunião (cuidado com notebooks e tablets, muitas pessoas ficam respondendo seus e-mails e não prestam atenção na reunião).
- Ao final da reunião, faça um resumo das decisões tomadas ou solicite a alguém para fazê-lo.
- Sistematize esse resumo em forma de ata (objetiva) e envie a todos os participantes presentes (e os convocados não presentes), com as principais decisões tomadas na reunião e os próximos passos, prazos, responsáveis etc.
Boas reuniões a todos, fiquem com Deus e ate a próxima.
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